Quando se formou na faculdade em maio de 2013, o canadense Chris Bailey recebeu duas ótimas ofertas de trabalho em período integral, mas as dispensou. Ele tinha um plano e aceitar qualquer uma dessas propostas o impediria de colocá-lo em prática. Um ano depois, ele afirma que não se arrependeu.

Durante 12 meses, Bailey leu e testou tudo o que pôde encontrar sobre o tema produtividade, compartilhando suas descobertas no site que leva o nome do projeto: A Year of Produtivity (ou “Um ano de produtividade”). O objetivo era conseguir se tornar o mais produtivo possível – e ajudar as pessoas a se beneficiarem de suas descobertas. O experimento rendeu 197 artigos nesse período, mas ele publicou um resumão com as lições mais importantes que aprendeu.

Veja cinco delas:

1. Saiba escolher bem suas tarefas em cada área da vida

Eu já falei neste post sobre trabalhos reativos e criativos, e eis mais uma pessoa defendendo algo parecido. Podemos ter incontáveis coisas para fazer em diferentes campos da vida (trabalho, educação, saúde, mente, finanças, relacionamento etc.), mas é preciso saber classificar essas tarefas de acordo com o seu valor para melhorar cada uma dessas áreas. Boa parte delas só vai consumir seu tempo e energia e não trará resultados notáveis. Por outro lado, existem algumas que, sozinhas, podem lhe dar um retorno dez vezes maior. Descubra quais são e foque nelas.

2. As dicas mais eficientes são as mais clichês

Quão clichê é dizer que as mais importantes táticas para ser produtivo são comer bem, dormir o suficiente e se exercitar? Pois saiba que, por mais bobas que pareçam, elas se revelaram as mais eficientes para Chris Bailey. “Eu acho que por trás dos clichês existe uma verdade tão poderosa que as pessoas se sentem compelidas a repeti-las tantas vezes que elas acabam perdendo seu valor”, escreve ele. “Mas, como alguém que testou centenas de técnicas para administrar melhor meu tempo, energia e atenção na última década [porque ele já vinha pesquisando o tema bem antes de começar o projeto] posso afirmar: nada contribuiu mais para a minha produtividade do que comer bem, dormir o bastante e fazer exercícios físicos”, completa.

Um adendo aqui: Isso faz sentido. Quando eu fui investigar qual o segredo para conseguir acordar cedo (algo que sempre me pareceu impossível sem muito sofrimento e dor, e no qual eu falhava TODOS OS DIAS – e acordar já falhando miseravelmente não é um jeito muito legal de começar o dia), fiquei meio decepcionada com a simplicidade do que encontrei. Eu esperava táticas mais interessantes e temi ser xingada por leitores que também tivessem essa expectativa. O texto está aqui e eu recomendo a leitura, mas, basicamente, o segredo mais importante é dormir cedo (sério, leia antes de me odiar porque tem toda uma explicação). O ponto é que isso também acontece com a “fórmula” para a produtividade e, provavelmente, para um monte de outras coisas.

3. Os três ingredientes principais para a produtividade são tempo, energia e atenção

Bailey descobriu que, não importava quais técnicas usasse, elas sempre envolviam administrar melhor um ou mais desses três fatores: seu tempo, energia e atenção. Para ele, esses são os três ingredientes fundamentais para uma produtividade consistente. Se você tem muita energia e foco, mas não sabe administrar seu tempo, acabará dedicando muitas horas às tarefas erradas e não vai conseguir muita coisa. Se é bom em administrar o tempo e tem muita energia, mas não tem foco, vai se distrair e procrastinar. E se tem foco e sabe administrar o tempo, mas não sabe administrar a energia, pode desperdiçá-la com coisas menos importantes. Portanto, é fundamental ter as três competências.

4. Trabalhar duro demais e por tempo demais faz mal à sua produtividade

Virar noites trabalhando e não parar nem para almoçar com calma podem dar a impressão de que você está fazendo muita coisa, mas definitivamente não te fazem uma pessoa mais produtiva em longo prazo. “Em um experimento que durou um mês, eu alternava entre trabalhar 90 horas em uma semana e 20 horas na semana seguinte. Então descobri que a quantidade do que produzi foi igual nas duas, por uma razão simples: quando eu limitava o tempo que gastaria em uma tarefa, eu me forçava a dedicar mais energia em menos tempo para que pudesse conclui-la rapidamente. Quando tinha mais tempo para o trabalho, eu tendia a procrastinar mais e trabalhar em atividades que me dariam menos retorno (como as que mencionamos no primeiro item), e assim perdia mais tempo”, escreve Bailey.

5. Tenha em mente que ser produtivo tem a ver com quanto você conquista, não quanto você produz – e seja gentil consigo mesmo

Quando você está focado em ser mais produtivo, é comum cometer o erro de focar em números: quantas páginas ou palavras escreveu e leu, quantas horas trabalhou, quantos e-mails respondeu. O problema é que, segundo Bailey, “a menos que você trabalhe em uma fábrica, medir sua produtividade baseado apenas em quanto você produziu vai te dar um panorama limitado de quão produtivo você é”.

Por exemplo, escrever um texto de 100 palavras que condense eficientemente o que seria posto em 500 não significa que você produziu menos – significa que produziu melhor. Responder 200 e-mails poderia dar a impressão de que sua manhã foi um sucesso, mas será que essas mensagens eram mais importantes do que alguma outra única tarefa que você poderia ter feito no lugar? Aqui entra de novo a discussão do valor das tarefas, e do quanto elas contribuem para que você se sinta satisfeito não só no final do dia, mas da semana, do mês e do ano.

Além disso, é preciso ter em mente por que você quer alcançar determinadas metas e não perder isso de vista, senão sua satisfação com o trabalho vai embora e sua produtividade vai perder o sentido. Por fim, Bailey acrescenta que, para manter a motivação, ainda é necessário outro ponto: ser gentil consigo mesmo. Ser mais produtivo requer um tremendo esforço, e daí para começar a se pressionar exageradamente é um pulo. Você está tentando fazer mudanças positivas na sua vida, então é importante manter uma atitude positiva em relação a si próprio.  

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