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6 dicas para fugir do multitasking e ser mais produtivo

O que fazer se somos frequentemente tentados com estímulos dispersos? E se tivermos muitas tarefas e pouco tempo para completá-las?

Décadas atrás, tudo o que havia em um ambiente de trabalho era uma máquina de escrever, um telefone fixo, uns papéis e um ou outro colega que talvez passasse por você. Muita gente tinha sua própria sala ou cubículo e podia mergulhar no trabalho sem grandes distrações piscando à sua frente. Hoje, temos todo um aparato tecnológico disponível para roubar nossa atenção.

O multitasking é lenda e só nos torna menos produtivos e focados. Gastamos muito mais tempo fazendo duas ou mais coisas ao mesmo tempo do que se focássemos em uma de cada vez. Mas o que fazer se somos frequentemente tentados com estímulos dispersos? E se tivermos muitas tarefas e pouco tempo para completá-las? Aqui, algumas sugestões para ajudar você a resistir a esse hábito:

Planeje-se sempre

Faça sempre o planejamento dos seus dias e separe blocos de tempo para concluir cada coisa separadamente, com pausas curtas entre uma e outra para dar um breve descanso ao seu cérebro. Ter um plano assim é um bom remédio contra o medo de não conseguir terminar tudo.

Sempre que eu estava fazendo uma coisa e começava a ficar ansiosa a respeito das outras, lembrava que tinha tudo planejado e que em breve chegaria às minhas outras tarefas – mas que, para isso, precisava focar na que tinha em mãos e terminá-la. E funcionava. Mesmo que eu não conseguisse terminar tudo, não ficava me torturando depois pensando em como havia desperdiçado o dia. Pelo contrário: eu sabia que havia usado meu tempo da melhor forma possível, fazendo exatamente o que precisava ser feito com ele.

Organize em blocos as atividades que costumam distraí-lo

Especialmente aquelas que permeiam todo o seu dia sem que você nunca possa concluí-las por completo. Exemplos disso são o e-mail, a leitura de artigos e notícias e a checagem das redes sociais. Esse tipo de atividade é infinito – sempre vai ter e-mail ou notificação chegando e, por mais que se esforce, você nunca vai conseguir ler tudo que aparece. (Eu comecei a perceber isso quando notei que algumas revistas da minha pilha de “novidades” estavam com mais de dois anos de idade.)

Uma boa forma de lidar com esse tipo de pendência é separando períodos específicos do seu dia (ou da semana) para elas – e deixando-as de lado enquanto estiver envolvido com outras tarefas, desabilitando notificações, se for o caso. Você pode deixar para checar o seu e-mail no meio da manhã, na hora do almoço e no fim da tarde, por exemplo. “As pessoas gastam, em média, duas horas por dia para ler, classificar e responder mensagens de e-mail. É muito tempo”, diz o especialista em gestão do tempo Christian Barbosa.

“O problema é que elas querem ficar com seu e-mail aberto o dia todo. Eu vejo o meu quatro vezes por dia, no máximo cinco, e não gasto mais do que 20 minutos a cada vez. Isso ajuda a tornar o meu uso muito mais eficiente”, completa. Para conseguir fazer isso, ele evita trocar mensagens grandes – caso seja necessário, prefere uma conversa por telefone ou mensagens de voz. E já deixa todo mundo avisado de que, para urgências, devem lhe telefonar em vez de esperar que responda a um e-mail imediatamente.

Combine tarefas complexas com outras simples

Já vimos no capítulo anterior que mesmo a alternância de tarefas simples resulta em alguma perda na produtividade. Mas tem mais. Um estudo de 2011 feito na Universidade de Michigan analisou como as pessoas se saíam ao resolver problemas matemáticos ou classificando objetos geométricos.

Como era esperado, os participantes sempre perdiam tempo quando tinham de resolver mais de um problema ao mesmo tempo, pois tinham de ficar indo e voltando entre um e outro. Mas descobriu-se que o custo dessa alternância era maior de acordo com o nível de complexidade das tarefas envolvidas. Quanto mais difíceis, mais tempo se levava para retomar o foco.

Assim, sempre que possível, procure começar seu dia de trabalho com a tarefa mais complexa – e foque nela enquanto está com mais energia. Depois de terminá-la, trabalhe em uma mais simples para não sobrecarregar sua mente e só depois passe para outra desafiadora novamente.

Além disso, se você realmente precisar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, tente sempre combinar tarefas que envolvam raciocínio com outras que envolvam uma atividade física. Assim, não irá sobrecarregar as mesmas regiões do seu cérebro. Por exemplo, você pode aproveitar para tomar aquele café que tanto queria enquanto resolve um assunto de trabalho com um colega. Ou então aproveitar que precisa ir até o banco para fazer, no caminho, um esquema mental dos tópicos a serem abordados naquele relatório para amanhã. Ou ainda aproveitar o trajeto de ônibus até o seu local de trabalho para ler um pouco.

Aprenda a dizer não e a delegar tarefas

Às vezes nos vemos sem tempo não porque somos desorganizados, mas porque simplesmente não sabemos dizer não e assumimos responsabilidades que não são nossas. Avalie se suas tarefas são realmente necessárias e fazem sentido para você. E veja se não existe a possibilidade de delegá-las para outra pessoa. Ao se libertar de coisas tediosas, talvez sua vontade de procurar um consolo naquele grupo de gifs do Facebook diminua.

Aprender a dizer não também envolve não deixar que os outros determinem sua agenda ou interrompam seu trabalho. Apegue-se ao seu planejamento e explique às pessoas que irá encaixar demandas extras de acordo com ele – ou, no mínimo, atenderá aos seus pedidos depois que tiver terminado a tarefa que tem em mãos.

Reserve um tempo ocioso para o bem do seu cérebro

Reserve um tempo, periodicamente, para deixar o smartphone de lado, desligar a TV e o computador e deixar seu cérebro descansar e ter devaneios à vontade. Mary Helen Immordino-Yang, pesquisadora da Universidade do Sul da Califórnia, escreveu com outras autoras um artigo59 definindo o que significa quando o nosso cérebro está “em repouso”.

O trabalho delas e os de outros autores apontam que, quando estamos descansando e focados em nosso mundo interior, nosso cérebro entra no chamado “modo padrão” ou “default”. Quando estamos tentando resolver algum desafio mental, a atividade de certas regiões cerebrais diminui e a de outras aumenta.

Mas, no modo default, todas as regiões se ativam igualmente, em sincronia. Os cientistas acreditam que essa atividade está ligada ao autoconhecimento, aos julgamentos morais e éticos, ao desenvolvimento do raciocínio e à construção de sentido do mundo que nos rodeia.

A reflexão e o silêncio podem ser muito importantes também para o aprendizado e a memória. “O foco para dentro afeta a maneira como construímos memórias e sentidos, e o modo como transferimos o que aprendemos para a realidade”, explica Immordino-Yang.

Segundo as autoras, talvez a conclusão mais importante a ser extraída de pesquisas sobre o cérebro em repouso é o fato de que isso não significa uma ociosidade negativa – pelo contrário, é fundamental para aprendermos com as experiências. O que as preocupa, no entanto, é o fato de que os ambientes urbanos e virtuais têm exigido demais da nossa atenção. Para elas, isso está minando oportunidades de reflexão e pode ter efeitos negativos sobre o nosso desenvolvimento psicológico.

Mas como descansar o cérebro estando acordado? Foque no presente e faça o que tiver vontade sem a preocupação de terminar uma tarefa ou executar uma mesma ação por horas seguidas. Sempre tento me lembrar de como usava meu tempo quando era criança e não tinha grandes preocupações na vida. Eu podia ficar um tempão sonhando acordada, olhando para uma fotografia de um livro qualquer ou ouvindo música sem me preocupar em mudar a estação do rádio.

Hoje, tenho uma necessidade tão grande de controle que até na hora de ouvir minhas próprias playlists costumo ficar meio tensa para decidir se vou ouvir a música até o fim ou pular para a próxima – como se fosse uma decisão muito importante. A ideia de descansar o cérebro é o oposto disso: é deixá-lo livre. Dá para fazer isso em casa ou fora dela – talvez caminhando em um parque, tomando um banho de sol ou mesmo aproveitando intervalos no trabalho ou na escola.

Tente incluir momentos assim no seu dia a dia. E não se preocupe com a duração: estudos mostram que mesmo períodos curtos nos fazem muito bem, se forem tirados com certa frequência. Essa foi uma das mudanças mais positivas que fiz em minha rotina. Antes eu me forçava trabalhar até a exaustão, e naturalmente chegava uma hora em que era impossível focar em qualquer coisa.

Mas, em vez de descansar, eu me forçava ainda mais. Não queria que alguém achasse que eu estava enrolando. O problema é que, embora parecesse comprometida, eu sentia que não avançava tão rápido quanto poderia em minhas tarefas, e só me sentia mais frustrada, estressada e culpada. Foi só quando passei a encarar os tempos de descanso e distração como um investimento na minha própria capacidade que a coisa começou a melhorar.

Hoje, consigo acordar mais cedo para tomar um bom café da manhã sem pensar em trabalho e tento fazer uma pausa para um lanche com meus amigos todas as tardes. Às vezes subimos até o terraço da empresa, às vezes vamos para um café ali perto. Incorporei isso à minha rotina e mantenho em mente que não estou trabalhando naqueles momentos justamente para poder trabalhar melhor quando voltar. E tem funcionado tão bem que raramente preciso ficar trabalhando até tarde.

Durma bem

Se você já teve de ir trabalhar depois de uma noite maldormida, deve ter tido esta sensação: seu corpo fica mais lento, sua concentração piora, seus pensamentos ficam agitados e pouco claros. E você fica alternando de uma tarefa para outra, sem conseguir focar em nenhuma. É como se, estranhamente, o cérebro privado de sono se tornasse mais ativo. Mas não de um jeito bom.

Segundo um estudo de 2012 liderado pelo neurofisiologista Marcello Massimini, da Universidade de Milão, isso pode ser verdade: conforme o tempo passa e você não dorme, seu cérebro vai ficando mais sensível a estímulos e em um constante estado de alerta.

Para chegar a essa conclusão, Massimini estimulou as células cerebrais no córtex frontal de voluntários com um choque de energia elétrica. Em seguida, observava a reação do cérebro como um todo, comparando os resultados dos indivíduos que tinham ficado acordados por duas, oito, 12 ou 32 horas.

O experimento, segundo ele, era como cutucar um amigo nas costelas para ver quão alto ele pula. Ele descobriu que, se você fizer isso com alguém que está há um tempo sem dormir, ele vai saltar mais alto. E os resultados sugerem que é mais ou menos isso que acontece com o cérebro privado de sono: ele fica mais “nervoso” em resposta à descarga elétrica, com picos mais fortes e imediatos da atividade.

Isso tem a ver com o fato, observado por alguns médicos e apontado por Massimini, de que epilépticos são mais propensos a ter convulsões se passarem mais tempo acordados, e, por outro lado, pacientes com depressão severa e que têm atividade cerebral mais baixa que o normal podem, às vezes, melhorar seu desempenho se ficarem sem dormir.

Mas por que isso acontece? A explicação provavelmente está relacionada ao seguinte: enquanto estamos acordados, nossos neurônios ficam constantemente em atividade, formando novas sinapses, ou conexões, com outros neurônios. Quanto mais tempo você passa acordado, mais ligações são formadas.

Mas muitas delas são irrelevantes – daí a importância de dormir, para dar uma podada nos excessos, fixar as mais importantes e impedir a ocorrência de alguma espécie de sobrecarga. É por isso que é difícil aprender coisas ou memorizar novas informações em um cérebro sonolento, por exemplo.

Este conteúdo foi publicado originalmente no livro Seja mais produtivo. Agora., da jornalista e autora do blog Como as Pessoas Funcionam, Ana Prado.