Guia prático (que realmente funciona) para ter uma rotina mais produtiva

Os comentários que recebi no post anterior mostraram que muita gente está passando pelo mesmo problema: temos muitas ideias e vontade de fazer muitas coisas, mas não conseguimos nos organizar para concretizá-las. Daí pode vir a insatisfação com o trabalho e/ou com a vida. Nem sempre conseguimos entender de primeira, mas é bem possível que ela tenha menos a ver com questões existenciais e mais com o fato de não conseguirmos nos organizar o suficiente para traçar metas e cumpri-las. E é comum culparmos fatores externos – temos muita coisa pra fazer em pouco tempo, a empresa em que trabalhamos é pequena demais e não permite experimentalismos, a empresa em que trabalhamos é grande demais e não permite experimentalismos, nossos amigos, familiares e namorado (a) nos cobram atenção demais etc.

Mas, como não existem lugar e situação perfeitos e ainda assim sabemos que há pessoas sendo produtivas por aí, podemos concluir que a solução é muito mais pessoal e talvez precisemos parar de reclamar e tomar responsabilidade pelo que está acontecendo. Isso é o que defende o livro “Manage your day-today: Build your routine, find your focus and sharpen your creative mind” (Amazon Publishing). Editado por Jocelyn Glei, editora-chefe do projeto 99U, o livro traz contribuições de várias pessoas conhecidas por serem eficientes em fazer as coisas acontecerem.

Destaco, a seguir, alguns pontos para ajudar você a construir uma rotina produtiva (e que têm funcionado para mim):

Passo 1: Diferencie trabalho reativo de trabalho criativo

Esse é um conceito importante que faz toda a diferença se você quer organizar seu tempo. Um dos maiores (e mais comuns) erros que cometemos é colocar todas as tarefas no mesmo saco e tratá-las da mesma forma – ou, no máximo, separá-las por ordem de importância. O problema é que essa importância, de modo geral, é ditada por outros – pelos e-mails, mensagens e pedidos que recebemos. A ideia aqui é diferenciar o que é trabalho reativo (tarefas mais simples que envolvem responder ou reagir a pedidos) do que é trabalho criativo (aquele que exige mais de nossa capacidade e realmente nos desafia e anima).

Passo 2: Não desperdice seu período de melhor energia e concentração com trabalhos reativos

Depois de fazer essa separação de tarefas, é hora de mudar o tratamento dado a elas. Pode ser tentador começar o dia com as tarefas mais bobas para poder riscar itens de sua lista, mas, fazendo isso, você usa a melhor parte do seu tempo e de sua energia com as demandas de outras pessoas e com trabalhos mais mecânicos que não vão te acrescentar nada. Quando você finalmente estiver livre para fazer as suas coisas, seu nível de energia já estará baixo e você produzirá pouco (ou nada). E aí a frustração só vai crescer. Em outras palavras, é melhor começar o dia escrevendo aquele texto legal e deixar para ver o que tem de novo no Facebook mais tarde, por exemplo – porque a gente bem sabe que, nas redes sociais, um post leva a outro post, que leva a um link, que leva a um vídeo, e quando você percebe já desperdiçou vários minutos de energia e concentração com coisas inúteis.

Contando sobre como essa mudança o transformou de um escritor frustrado a um escritor produtivo, Mark McGuinness, um dos colaboradores do livro, escreveu:

Ele admite que não é fácil deixar as pessoas esperando, mas não se deve abrir mão desse tempo só seu. “É melhor desapontar algumas pessoas em pequenas coisas do que renunciar aos seus maiores sonhos e seu potencial só pra ter uma caixa de e-mail vazia”, completa. Isso pode exigir mudanças, como chegar mais cedo ao trabalho para aproveitar o tempo silencioso antes de o pessoal todo chegar, por exemplo. Ou simplesmente avisar seus colegas de que não pode ser incomodado durante determinado período. Veja o que funciona melhor para você.

Passo 3: Tenha um ritual

Eis um conselho meio clichê que funciona. Ter um ritual faz com que sua mente se acostume a associá-lo ao trabalho criativo e ficará cada vez mais fácil se concentrar. O livro menciona o ritual do escritor Stephen King:

Passo 4: Anote seus compromissos

Anote cada compromisso que firmar com você mesmo ou com outros e deixe num lugar fácil de ver. A ideia aqui não é fazer com que você se sinta pressionado pelo número de tarefas, mas sim lhe dar a tranquilidade de saber que não está esquecendo nada. Assim, poderá se concentrar na tarefa que está em suas mãos no momento com a consciência tranquila.

Passo 5: Estabeleça horários fixos para começar e terminar os trabalhos. Ser workaholic não é sinônimo de ser produtivo

É importante ter um horário fixo para começar e terminar os trabalhos mesmo se você trabalha em casa. Separe seu dia de acordo com o tipo de trabalho: uma parte só para o criativo, outra para reuniões, outra para troca de mensagens, trabalho administrativo etc. Isso evita que as tarefas menos importantes levem mais tempo do que o necessário e evita que você se torne um workaholic, que é bem menos produtivo do que parece – sua capacidade é limitada e você precisa de descanso. Acredite: você está trabalhando menos a favor da sua produtividade quando almoça em 15 minutos e corre pra voltar ao trabalho do que se usasse um tempo maior para comer com calma, caminhar, conversar com os amigos. Além disso, parar por uns cinco ou dez minutos a cada ciclo de 90 minutos de trabalho é uma necessidade do seu corpo, não um luxo. E jamais sacrifique suas horas de sono – mesmo uma pequena privação já pode afetar consideravelmente sua capacidade cognitiva. Manter uma rotina saudável de sono é a melhor coisa que você pode fazer pela sua produtividade.

Passo 6: Seja constante. E não espere por inspiração – apenas faça

Depois de diferenciar o tratamento aos trabalhos reativos e criativos, eis o conselho mais importante desta lista. Nós temos a tendência a superestimar o que podemos fazer em um período curto de tempo e subestimar o que podemos fazer em um longo período se trabalharmos consistentemente, sem esperar até que se sinta inspirado. Mas a verdade é que, se você fizer uma tarefa todos os dias, mesmo que por um curto período diário, vai realizar muito mais e melhor. Em longo prazo, a frequência aumenta tanto a produtividade quanto – pasmem – a criatividade e a inspiração. É de novo aquela história do post anterior de aprender a dominar a sua própria mente.

A escritora Gretchen Rubin, autora de “The Happiness Project” e uma das colaboradoras do livro, é uma entusiasta dessa ideia e um de seus lemas é “O que eu faço todos os dias importa mais do que aquilo que eu faço de vez em quando”. Ela listou algumas razões por que trabalhar um pouquinho todo dia naquele seu projeto do coração <3 (escrevendo, no caso dela) vale a pena:

– A frequência faz com que começar o trabalho fique mais fácil. Vira um hábito, algo natural. Fora que a coisa está sempre fresca na sua cabeça e você não se sente distante do seu projeto, tendo que recapitular o que já fez e aonde quer chegar.

– A frequência torna mais fácil ter ideias e mais raro ter bloqueios. Quando estamos profundamente ligados a alguma coisa, tudo parece ter relação com ela e você fica mais propenso a ter ideias originais.

– A frequência diminui a sua insegurança. A lógica é simples: se você só vai escrever uma página ou post ou o que for por semana, você espera que o resultado seja ótimo, e começa a ficar inseguro em relação à qualidade do seu trabalho e à sua própria capacidade. Assim, torna-se mais crítico de si mesmo e acaba produzindo menos. “Como eu escrevo todos os dias, nenhum dia é particularmente importante. Eu tenho dias bons e ruins. Alguns dias eu não consigo fazer muita coisa, mas tudo bem porque eu sei que estou trabalhando de uma forma consistente. Minha consequente falta de ansiedade me deixa mais relaxada e me permite experimentar e arriscar. Se algo não funciona como eu gostaria, eu tenho tempo suficiente para tentar de outra forma”, diz Gretchen.

– A frequência melhora a qualidade do seu trabalho. Trabalhar um pouco todos os dias em um projeto, estando inspirado ou não, lhe dará tempo para aperfeiçoar o que já fez.

– A frequência aumenta a produtividade – não só porque você está fazendo algo todos os dias, mas porque torna todo o processo mais fácil e prazeroso. Nada é mais prazeroso do que se ver caminhando em direção a um grande objetivo: perceber que estamos fazendo progresso é inspirador e confortante; ficar parado no mesmo lugar, por outro lado, é desanimador. E a ansiedade da procrastinação às vezes é desesperadora. Nesses casos, a frequência parece ser o melhor remédio.