7 passos para ser mais eficiente

1. Registre todas as coisas que você precisa resolver

Boa parte do nosso stress está ligado ao excesso de pendências – as tarefas que ficam só na sua cabeça, sem jamais serem resolvidas no mundo real. De fato, estudos comprovam que nosso cérebro tem capacidade limitada para gerenciar (e lembrar de) compromissos. A lógica é parecida com a de um computador que está com muitos programas abertos – ele fica sobrecarregado e perde desempenho.

Para se livrar dessas pendências, o primeiro passo é registrá-las. Faça isso da forma que achar melhor: num aplicativo, num caderno, em um arquivo do Word. O importante é que esse registro respeite algumas exigências:

– Você precisa ser capaz de encontrá-lo rapidamente e sempre. Não adianta salvar em uma pasta obscura de um computador que você mal usa, por exemplo. O ideal é que esse arquivo seja acessível em qualquer lugar e esteja em um local confiável e seguro, para que não corra o risco de perdê-lo.

– Ele precisa ser facilmente compreendido. Você precisa poder ler e saber do que se trata; logo, é necessário algum nível de detalhamento na descrição da pendência.

– Ele precisa estar organizado. Ter suas pendências todas em um só local já pode ser de grande ajuda, mas você continuará sem saber por onde começar se tudo estiver desorganizado.

– Ele precisa estar atualizado. Mesmo que você tenha parado para organizar sua vida por um momento, inevitavelmente continuará recebendo novas demandas – sejam pedidos de seu chefe, seja um newsletter que você gosta de ler com regularidade. Bote também as pendências novas no arquivo.

2. Classifique as pendências e defina as ações necessárias

Depois de reunir tudo que estava incomodando você em um só lugar, é hora de definir o que fazer com cada coisa. Elas demandam algum tipo de ação neste momento? Se a resposta for não, há alguns cenários possíveis:

– Não há o que fazer com essa pendência.

Se você avaliou sua lista e viu que essa pendência é inútil e não vai exigir nenhuma ação sua, nem agora nem no futuro, jogue-a fora. Pode ser o caso, por exemplo, daquelas centenas de newsletters que você acumulou, mas que sabe que jamais terá tempo para ler. Ou daqueles jornais que guardou para ler depois, mas que já ficaram amarelados.

– Você não precisa tomar nenhuma ação neste momento, mas pode ser que precise no futuro.

Este pode ser o caso de um projeto pessoal que está parado aguardando investimento, de um livro que você quer ler algum dia ou daquelas pendências que não precisam ser resolvidas agora. As coisas que estão nesta categoria devem ser guardadas para depois em uma lista específica de tarefas em espera.

– Não é necessária nenhuma ação, mas trata-se de uma informação útil de que precisarei no futuro.

Pode ser aquele link com um texto interessantíssimo que te marcou muito ou o material de um curso que você quer aplicar em seu trabalho. Neste caso, separe-a em outra pilha: a do seu acervo de referências.

A forma como irá guardar e organizar essas referências vai depender de você. No próximo capítulo, trago algumas sugestões de ferramentas que podem ajudar.

– Pendências que exigem ação.

Tarefas que exigem uma ação devem ser divididas em dois grupos: aquelas que demandam uma ação simples e aquelas que envolvem múltiplos passos. Em relação às pendências que envolvem uma ação simples para a sua conclusão (como um e-mail que você precisa responder ou a mesa de trabalho caótica que você precisa arrumar), pergunte-se: qual é essa ação? Ela pode ser resolvida em menos de dois minutos? Se a resposta for sim, faça e tire logo esse item da sua lista.

Se a resposta for não, verifique antes se você é mesmo a pessoa certa para resolver isso. Se não for, delegue para quem possa fazer. Se for, você tem duas opções: definir uma data para resolvê-la, marcando esse compromisso em um calendário, agenda ou mesmo um post-it, ou colocá-la em uma lista de “próximas ações”.

Para as pendências mais complexas, você precisará parar para refletir um pouco mais. Em um sistema de organização eficiente, não é possível ter uma lista de afazeres com itens genéricos, como “escrever meu livro”. Isso não ajuda nada: você não tem uma visão do que é preciso realmente ser feito e, portanto, é incapaz de estimar quanto trabalho tem pela frente. Além de tudo, isso aumenta sua ansiedade e pode atrapalhar toda a organização do seu dia, já que você perderá tempo tentando descobrir por onde começar e se frustrará ao descobrir que sua previsão de entrega não era realista.

Portanto, divida essa pendência em ações simples e faça com elas o mesmo que fez com as outras: coloque-as em um calendário ou em sua lista de próximas ações.

3. Estabeleça suas prioridades

Ao terminar o processo anterior, você provavelmente estará com quatro listas. Duas delas não demandam ação (a lista de itens em espera mais a de referências); e as outras duas demandam (a lista de próximas ações e o calendário com ítens agendados).

É bem possível que, embora tenha se livrado de várias pendências, você esteja um pouco assustado com a quantidade de coisas que tem para resolver. Isso é normal: você só deu uma ajeitada na bagunça. Para resolvê-la de fato, é preciso entrar em um processo mais profundo de organização do seu dia. Uma forma de começar é priorizando algumas tarefas.

Reveja suas listas de ações e selecione aquelas que são mais urgentes. Se sobrar espaço, inclua as tarefas que envolvam objetivos importantes também. Há muitos itens com essa classificação? Se sim, você precisará fazer escolhas e talvez tenha de abrir mão de alguma coisa.

Precisei fazer isso quando estava na reta final deste livro: embora quisesse me dedicar mais ao meu curso de filosofia, aceitei que, por pelo menos um mês, teria de deixá-lo de lado. Troquei as aulas e as leituras pelo trabalho no livro e me programei para correr atrás do conteúdo perdido no mês seguinte. Como dá para perceber, o “abrir mão” pode ser algo temporário.

4. Estime o tempo que as tarefas levarão

Tendo mais clareza sobre quais são as ações em que você precisa se empenhar primeiro, é hora de estimar quanto tempo, aproximadamente, cada uma delas exigirá. Se não souber fazer isso, pergunte para outras pessoas que já fizeram a mesma tarefa, pesquise na internet, quebre-a em pequenos passos e descreva-os detalhadamente para que possa ter uma ideia melhor de quanto tempo cada um deles deve durar.

Sei por experiência própria que é ainda mais difícil fazer isso com tarefas criativas. Nesse caso, tente estipular um limite de tempo que você está disposto a usar para a sua conclusão e não deixe que ela tome todo o seu dia. Tendo ultrapassado esse limite, você partirá para outra atividade.

5. Organize suas ações em um planejamento semanal ou quinzenal

Muitas pessoas planejam suas atividades diariamente, fazendo uma lista de afazeres todo dia de manhã. Isso é útil, mas mantém você focado no curto prazo – e quando pensamos só no que é mais imediato corremos o risco de deixar de lado o que é importante. Ou seja, ficamos apenas nas atividades urgentes. Isso também nos atrapalha de ter uma visão do todo para monitorar o andamento de projetos maiores.

O ideal é que a sua lista diária de atividades seja parte de uma programação semanal ou quinzenal que leve em conta suas prioridades e quanto tempo cada uma das suas ações deve durar. Você pode definir um objetivo principal para esse período de tempo – e isso, sim, poderá envolver algo mais geral e abstrato, como “finalizar meu livro”, “tirar o atraso das leituras da faculdade” ou “me dedicar mais aos meus amigos”.

Ao fazer sua programação, não se esqueça de reservar tempo suficiente para o descanso e o lazer, bem como de deixar espaço para imprevistos. E use todo o conhecimento que você tem de si mesmo para fazer algo realista. Respeite seus horários mais e menos produtivos do dia, por exemplo. Se sua criatividade está em alta pela manhã, concentre suas tarefas mais complexas nessa hora e deixe as reuniões e outras atividades burocráticas para quando seu nível de energia estiver baixando.

6. Seja constante

Esse é clichê, mas merece ser repetido: não espere pela visita espontânea da motivação, concentração e criatividade para começar seu trabalho. Fazer isso seria deixar o caminho livre para a procrastinação. Force-se a começar na hora que definiu para começar e vá em frente. A constância é essencial para o nascimento do hábito.

7. Saiba quando parar

Vamos abordar a questão dos limites na próxima seção, mas cabe adiantar a dica: respeite seus limites e aprenda a reconhecer os sinais que seu corpo dá quando estiver realmente cansado. Virar noites trabalhando e não parar nem para almoçar com calma podem dar a impressão de que você está fazendo muito. Mas não fazem de você uma pessoa mais produtiva a longo prazo: ao trabalhar no limite da energia, você vai demorar mais para terminar as tarefas.

Este é um trecho de Seja Mais Produtivo. Agora, de Ana Prado, o mais novo livro da SUPER. Já nas bancas e livrarias de todo o País: