Olho no alvo
Próximo passo: espalhar tarefas URGENTES e NÃO URGENTES em uma agenda. Sim, é básico demais. Básico como pedir para alguém comer mais frutas: todo mundo sabe que é importante, e quantos colocam em prática? Acostume-se: a partir de agora, você vai passar o dia inteiro com a agenda aberta.
Mas seja realista: você não vai se tornar hiperprodutivo a partir de amanhã. “O ponto ideal é quando você tem confiança para encarar projetos difíceis, mas não esquece que eles são difíceis”, diz Steel. Inclua trabalho suficiente para saber que não há muito espaço para distrações, mas não lote o dia a ponto de ficar ansioso (emoções negativas prejudicam o foco, como você verá mais tarde).
O problema das minitarefas é que, muitas vezes, elas são tão micro que perdemos a noção do macro, de como elas contribuem para atingirmos nossos objetivos e organizar nossas vidas. Em mais quatro minutos, vamos falar sobre como devemos manter nossos desejos no horizonte. Veja o meu caso: estou sendo disciplinado na última semana porque preciso viajar no sábado. Tenho um evento de família no interior e não quero faltar. Essa é a minha motivação nesta semana.
Levei cinco dias para escrever esses primeiros parágrafos e estou atrasado no meu próprio cronograma em dois dias. Mas até agora não sofri o meu antigo pânico: olhar para a tela em branco enquanto as horas corriam, inclementes. Já cheguei a passar dois dias diante do computador sem conseguir escrever uma única frase. Não abandonei a profissão porque chegava um momento em que o pânico virava meu aliado, como o filósofo Alain de Botton descreveu brilhantemente: “O trabalho finalmente começa quando o medo de não fazer nada supera o medo de fazer mal feito”. Subitamente, entrava em hiperfoco, que é uma habilidade comum aos portadores de TDAH. Me sentia como Chico Xavier, como se um espírito tivesse feito o trabalho por mim. O processo todo era muito dolorido. Quando terminava a sessão mediúnica, eu estava esgotado. Pudera: condensava todo o trabalho de uma semana em 48 horas – 48 horas em que todo o resto da vida ficava parada. Repetia para mim: nunca mais.
Continua após a publicidade
Falhar no planejamento e procrastinar, para mim, significaria perder o evento e sofrer a ressaca do hiperfoco. Se isso acontecer, vou ficar com raiva de mim mesmo e, pior, das tarefas que estarão me impedindo de fazer o que eu realmente quero. Um cenário perfeito para bloquear minha atenção.
Por isso, você deve organizar as minitarefas de uma forma que tenha sempre seu propósito em mente. “O foco enfraquece à medida que a nossa clareza de propósito fica confusa. Atenção ocorre quando alinhamos os nossos desejos mais verdadeiros com as nossas ações. Quando fazemos isso, o foco vem fácil, acontece espontaneamente”, diz Hall. Jogo futebol com os amigos todas as noites de quinta. É um dos pontos altos da minha semana. Mas, quando eu procrastinava e via prazos se aproximando, me apavorava e cancelava minha escalação com esperanças de trabalhar à noite – que raramente rendia, porque eu ficava frustrado e perdia o foco. Decidi que nunca mais ia cancelar o futebol por causa do trabalho. Resultado: fiquei altamente disciplinado às quintas. Nunca mais precisei faltar ao jogo. Fortaleci o valor que aquele compromisso tinha na minha vida e orientei o meu trabalho em função disso – e não o contrário, como antes.
APENAS UMA VEZ
Uso três ferramentas para distribuir minhas minitarefas. Tenho um gerenciador de tarefas online que eu uso somente para as coisas de trabalho, o Asana. No passado, misturava tarefas profissionais e pessoais na mesma ferramenta. Percebi que era um erro: durante o expediente, as tarefas profissionais pareciam muito mais importantes do que as pessoais (o que é natural, já que eu estava em horário de trabalho). Mas aí eu desligava o computador do escritório e não tinha ânimo de ligar o computador em casa para lidar com os demais afazeres. A minha vida pessoal estava indo para o buraco. Decidi transferir as tarefas íntimas para um aplicativo no celular (o Any.Do). Assim, não dependia mais de ligar o computador em casa. Parece bobagem, mas a noção de propósito de cada tarefa ficou mais clara, e isso me deu mais vontade de resolvê-las porque elas surgem no ambiente apropriado.
O meu terceiro sistema é uma agenda propriamente dita, a do Google. Ela fica aberta 100% do tempo no meu navegador. Se aparece um compromisso, anoto imediatamente em vez de deixar para depois (ou nunca, como aconteceu milhares de vezes). Aprendi isso no livro Driven to Distraction, no qual os autores e pesquisadores Edward Hallowell e John Ratey me apresentaram à Ohio. Não, não se trata do Estado-pêndulo que decide eleições americanas. Ohio é uma sigla para only handle it once, ou “lide apenas uma vez”.
Continua após a publicidade
Funciona assim: se alguém lhe entrega um relatório chato e você decide colocá-lo numa pilha sem criar uma tarefa com hora marcada para lidar com ele, vai lidar com o relatório 1.002 vezes: quando o recebe; quando finalmente toma uma atitude; nas mil vezes que se lembrar dele com culpa entre uma ocasião e outra. Sem Ohio, você gasta muito mais atenção para completar uma tarefa simples.
“Pilhas de papéis servem como pequenas ameaças ao redor da mesa ou da sala, silenciosamente construindo culpa, ansiedade e ressentimento, além de ocupar espaço físico”, escrevem Hallowell e Ratey. No livro, os autores ligam o conceito às papeladas indesejadas, mas adotei a sigla para qualquer tarefa chata, e não apenas burocracia. Tudo o que não merece mais do que um instante da minha atenção vira uma tarefa com prazo ou compromisso na agenda. Ao ler um e-mail de trabalho, já abro o gerenciador de tarefas Asana (que também passa o dia aberto no navegador) e anoto todas as obrigações associadas ao conteúdo da mensagem. Vale também para tarefas domésticas. Se acabou o desodorante, anoto uma tarefa imediatamente no Any.Do – e o celular vai apitar mais tarde, me lembrando do problema em um horário livre – e não no meio do expediente.
Parece trabalhoso anotar tanta coisa. E, no início, é mesmo. Mas logo se torna automático, e você percebe que o custo de anotar é menor do que recordar da pilha (física ou metafórica) e da consequente angústia de saber que precisa tomar uma atitude, mas sem saber quando. Ohio mudou a minha vida e já virou parte do vocabulário diário lá em casa.
A minha meta era chegar ao final desta tarde com sete páginas prontas. Consegui? Não, faltou uma. Mas avancei, já estou satisfeito. É uma recompensa que permite encerrar o dia mais tranquilo.