Administre o seu tempo como um especialista

O paulista Christian Barbosa criou sua primeira empresa de tecnologia aos 15 anos. O sucesso do empreendimento fez com que aprendesse cedo o que é o stress e, com problemas de saúde causados pela rotina pesada, Christian começou a refletir sobre o tempo.
Com mais de dez anos de experiência com pesquisas sobre o tema, hoje ele é o maior especialista em administração de tempo e produtividade do Brasil. É o fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em softwares, pesquisa e consultoria em produtividade, que atende a grandes empresas globais, e o autor dos livros A Tríade do Tempo e Equilíbrio e Resultado (Editora Sextante), entre outros.

Nesta conversa, ele dá dicas valiosas para organizar uma rotina produtiva e equilibrada, e aprender a trabalhar de forma sábia. Isso, por consequência, vai abrir tempo para outras áreas da vida – como a família ou interesses pessoais.

Em seus livros, você sugere registrar e classificar nossas tarefas. Por que isso é importante?
Quando a gente resolve parar e entender o que está fazendo com o tempo, fica mais consciente e toma melhores decisões. O córtex pré-frontal é a área do cérebro responsável pelo raciocínio e planejamento – ou seja, ele que faz você ser ou não produtivo. Nas pesquisas que já realizamos, quando a gente pede para a pessoa descrever que tarefas precisa realizar e pede para que ela classifique essas atividades entre importante, urgente e circunstancial, o córtex tem uma atividade muito grande. Isso quer dizer que, quando você classifica as tarefas, está estimulando a área do cérebro que lhe permite ser produtivo.

Por que devemos dividir as tarefas entre importantes, urgentes e circunstanciais?
Até pouco tempo atrás, os conceitos de importante e urgente se confundiam, e isso só fazia as pessoas trabalharem demais e não perceberem que estavam estressadas. Quando você separa as duas coisas, tem a necessidade de uma tomada de decisão mais profunda. Precisa questionar mais seu modelo mental e ativa mais o córtex pré-frontal. Eu sou a favor do trabalho feito de forma sábia – o que significa usar bem o tempo e classificar suas tarefas para que você não precise trabalhar até as 22h por causa de alguma urgência.

[Segundo a classificação de Christian, uma tarefa importante é aquela que necessariamente produz valor para você. Já urgente é aquilo que precisa ser feito obrigatória e imediatamente, gerando valor ou não. E circunstanciais são as atividades que não se encaixam em nenhuma das anteriores e não geram grandes benefícios.]

É normal ter o dia dominado por urgências e tarefas circunstanciais?
Mais de 4,5 milhões de pessoas em todo o mundo já realizaram nossos testes de classificação do tempo e vimos que, de fato, os latino-americanos em geral têm o dia dominado por tarefas urgentes. A mulher latina tem ainda mais urgências que o homem latino. Isso tem a ver com a nossa cultura, com a forma como a gente foi treinado para reagir às demandas diárias. Desde a infância nós costumamos deixar as coisas para a última hora, fazemos tudo na correria, não costumamos anotar nada, não nos importamos com atrasos. Na minha empresa, acontece com frequência de brasileiros marcarem uma videoconferência com equipes americanas ou europeias, e chegarem atrasados. Eles não entendem como isso acontece. E os brasileiros não atrasam porque esqueceram ou estavam enrolando – eles estavam trabalhando. A nossa cultura é muito permissiva com atrasos, mas para o resto do mundo isso não é normal.

Talvez parte da explicação se deva à cultura de servidão que temos aqui desde a colonização. As pessoas têm empregada doméstica, motorista, cozinheira, babá para fazer as coisas por elas. Nos Estados Unidos e na Europa reina a cultura do “faça você mesmo”, e as pessoas têm mais responsabilidades em outras esferas da vida. Se uma tarefa atrasa, ela irá atrasar todas as outras, e a pessoa vai se prejudicar mais porque terá mais urgências. Então elas procuram se planejar para evitar esse caos.

Como podemos diminuir as urgências que dominam nosso dia a dia?
O primeiro passo é estabelecer uma métrica para definir o que é realmente urgente. Para isso, liste todas as suas tarefas e depois se pergunte em relação a cada uma delas: Isso é urgente? Por quê? O que posso fazer para evitar que essa urgência aconteça de novo? As urgências têm sempre um porquê, e muitas vezes isso está relacionado a falhas de comunicação. O problema é que a gente está tão acostumada a só agir que não para e pensa nas causas que levaram a essa situação.

Existe uma diferença entre urgências e prioridades?
Prioridade é aquilo que precisa ser feito para levar à evolução – e não somente à ação. Já uma urgência pode ser também uma prioridade ou não: ela nem sempre envolve uma ação que faça você evoluir, mas é algo que precisa ser feito rapidamente.

Como podemos equilibrar nossa rotina de modo a diminuir urgências e administrar prioridades?
Comece planejando uma porção bem menor do seu dia – se você pretende trabalhar por dez horas, planeje no máximo três ou quatro horas. À medida que for obtendo prática, sua mente vai se acostumar com esse planejamento e você poderá estendê-lo a uma quantidade maior de tempo.

Se você está com muita coisa atrasada, é melhor focar em resolver essas pendências antes de começar seu planejamento, ou você acabará sem conseguir fazer bem nem uma coisa, nem outra. Nesses casos, é melhor fazer um “detox” dos atrasos antes para o planejamento fluir melhor.

O ideal é que nosso planejamento seja diário ou semanal?
Os americanos estão com uma mania recente de listar três prioridades para resolver no dia seguinte, mas isso não é nada produtivo. Pelo contrário: você se treina, assim, a ser mais imediatista, e seu cérebro fica preguiçoso. Além disso, dessa forma você tem seu dia dominado por tarefas urgentes e tem menos flexibilidade. Sua produção fica apenas reativa e você não sai do lugar, como um hamster correndo dentro de uma roda. O planejamento envolve pensar no futuro – não pode se restringir a planejar o amanhã.

Em nossas pesquisas, descobrimos que, para 70% das pessoas, o ideal é fazer um plano a cada três dias. Você pode planejar na sexta-feira as atividades que vai fazer na segunda, terça e quarta. A quinta e sexta-feira seguintes ficam para que você possa fazer o que faltou nos três primeiros dias e planejar a próxima semana.

Sabemos que a tecnologia pode distrair e atrapalhar a gestão do nosso tempo. Como podemos usá-la em nosso favor?
Sim, a tecnologia é capaz de ajudar, mas também de atrapalhar – e muito! – a nossa produtividade. Nós precisamos ter sempre em mente que ela é quem deve nos servir, e não nós nos tornarmos seus escravos. Só vale a pena usar uma tecnologia enquanto ela for de ajuda. Tem muita gente que não se dá bem com isso, mas se força a usar. Não deve ser assim.

Como manter a concentração em um mundo que exige que fiquemos sempre conectados?
É difícil controlar sua atenção e foco quando tem um celular apitando ao seu lado. A primeira coisa que precisamos fazer é configurar o celular e o computador para zerar as notificações. O meu celular só me avisa de reunião para eu não perder a hora. Quando vou fazer alguma coisa, coloco tudo em modo avião. Para ajudar na concentração, costumo colocar alguma música barroca de fundo – isso realmente ajuda a focar!

Para controlar a ansiedade de olhar o celular, eu tenho em mente que, se for alguma coisa importante, alguém vai me ligar. Eu não vou abrir meu e-mail a toda hora e não vou responder mensagens assim que as receber. É assim que eu trabalho e sempre deixo isso avisado para todos – minha família, meus amigos, meus colegas e clientes. Eles sabem que, se precisarem falar comigo sobre algo urgente, precisam me ligar, e só assim terão minha total atenção naquele momento.

O que fazer quando você precisa realizar uma tarefa chata, mas não consegue parar de procrastinar?
Não há uma técnica única para isso, mas algumas coisas podem funcionar. Você pode quebrar essa tarefa em ações menores e criar um sistema de recompensas, por exemplo. Algumas pessoas costumam marcar uma reunião consigo mesmas para fazer a tarefa: elas marcam uma data e local e reservam esse tempo determinado só para fazer isso. Algumas preferem sair dos limites do escritório e resolver a tarefa em outro local. Também é importante, se possível, escolher o melhor horário – se você funciona melhor de manhã, reserve esse período para isso. Se estamos falando de algo complexo, peça ajuda. Mas comece. Ao ver que está fazendo progresso, você se sente estimulado a continuar até o fim.

É possível conseguir manter um trabalho regular e ainda assim se envolver em um projeto pessoal sem perder a saúde?
Sim! É possível ter uma segunda carreira e tocar muitos outros projetos se a gente aprender a usar bem o tempo. Para isso, é preciso dividir seu tempo em blocos e ter muita organização. A primeira coisa a fazer é definir quantas horas por dia pretende gastar nesse projeto.

Vamos imaginar que você queira montar um negócio próprio enquanto permanece em um emprego de oito horas diárias, cinco dias por semana. Você costuma chegar em casa por volta das 18h ou 19h, e está cansado. Então é importante fazer algo que a energize, como ir à academia e ter uma boa refeição. Você decidiu que irá dedicar mais quatro horas do seu dia a esse projeto, então irá trabalhar, por exemplo, das 20h à meia-noite. Isso é desgastante, mas é o que dá para fazer em uma etapa inicial, até que um dia consiga ter condições de deixar seu emprego regular para focar em seu negócio.

Mas, para que isso aconteça, é preciso usar bem essas quatro horas diárias. Nelas, você deve fazer apenas atividades que o ajudarão a sair do lugar. Eu sempre digo que quem trabalha demais, e não sabiamente, não ganha dinheiro. Muita gente erra por usar todo o tempo trabalhando no produto e deixar de lado as atividades que farão o negócio crescer, valorizar e ganhar escala. A grande sacada é entender como você pode trabalhar menos e ganhar mais. O ideal, então, seria dedicar duas horas diárias para o produto em si e deixar as outras duas para atividades que envolvam marketing, operações de venda e a busca de parceiros que possam ajudar. Só assim você conseguirá crescer e deixar o trabalho atual. Nenhuma empresa morre porque não tem produto – o problema é focar somente no produto e deixar de lado as operações.

Este conteúdo foi originalmente publicado no livro Seja Mais Produtivo. Agora, da jornalista Ana Prado.