Reuniões: como elas matam as boas ideias

Você se prepara, faz a lição de casa, respira fundo e senta à mesa. Seu chefe e a equipe já estão lá, mas aquele colega atrasadinho não – e o grupo espera meia hora por ele. Você está irritado porque desperdiçou um tempo precioso, mas sabe que o pior está apenas começando. Um após o outro, os personagens típicos de reunião se apresentam. O tagarela, o puxador de tapetes, o despreparado, o oportunista, o indeciso, o bajulador. Todo mundo fala, fala, fala por horas e horas, batendo cabeça e girando em falso até que, por mero cansaço, uma ideia qualquer é eleita a vencedora. Acabou a reunião. E você, no meio desse turbilhão de bobagens, não conseguiu nem se explicar direito – ou, se conseguiu, ninguém deu muita bola. A coisa é tão grave que, nas empresas em que a confirmação por e-mail em uma reunião inclui automaticamente aquele evento na agenda pessoal, muitos funcionários inventam compromissos nos horários em que precisam trabalhar de verdade – e assim a agenda fica travada, evitando mais perdas de tempo com conversas em grupo que não levam a lugar nenhum. Mas se todo mundo odeia reuniões e sabe que elas são um problema, por que fazemos tantas? Não existe mesmo uma alternativa melhor, ou um jeito de torná-las mais produtivas?

Talvez as reuniões da sua empresa não sejam exatamente desse jeito. Mas provavelmente elas têm alguma semelhança com o cenário descrito acima. Tanto é que, numa pesquisa feita com 2 mil executivos brasileiros, 69% disseram que odeiam reuniões. E estamos falando de executivos, que são especialistas em fazer reuniões; entre os demais cargos, a ojeriza tende a ser maior ainda. “Se você conversar com qualquer pessoa, aleatoriamente, ela vai dizer duas coisas: que ganha mal e perde muito tempo em reunião”, afirma Marcos Minoru, professor de administração de empresas na Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (Fecap). A mesma pesquisa constatou que 70% das reuniões não chegam a lugar nenhum, e uma empresa média, de 100 funcionários, desperdiça R$ 500 mil anuais com o tempo perdido nelas. Ou seja: além de você estar sofrendo na reunião, o seu patrão está jogando R$ 5 mil fora.

Mas espera aí. Reunir várias pessoas para debater um problema não deveria ser a melhor forma de resolvê-lo? Deveria, mas na prática acaba não sendo. E o problema está justamente no estilo moderno de fazer reunião: o chamado brainstorming, onde todos os presentes podem opinar sobre todos os assuntos em debate. É a maneira mais democrática de fazer reunião, e a mais comum hoje em dia. Ela foi inventada pelo publicitário americano Alex Osborn, que passou 20 anos estudando os mecanismos do trabalho e, em 1953, publicou o livro Applied Imagination, onde apresentou o termo brainstorming e o conceito de reunião livre, onde todo mundo pode falar. Para Osborn, o importante era criar um ambiente descontraído, que gerasse muitas ideias. Em meio ao turbilhão de propostas bestas, fatalmente surgiriam algumas geniais. A quantidade levaria à qualidade. “Era uma tentativa de acabar com os bloqueios psicológicos que poderiam barrar a apresentação de sugestões”, diz a psicóloga americana Linda Spears-Bunton. E as reuniões democráticas ganharam o mundo. Mas não deram certo. “Hoje sabemos que apenas uma em cada quatro reuniões de brainstorming gera resultado concreto”, afirma Linda.

Como sabemos? É que um estudo publicado neste ano aponta que as pessoas são mais inteligentes, e tomam melhores decisões, quando estão sozinhas. Psicólogos da Universidade de Haifa, em Israel, apresentaram uma bateria de perguntas e problemas para que voluntários resolvessem. Metade dos voluntários trabalhava sozinha. A outra metade se reunia em grupos. Resultado: os solitários sempre foram melhor do que os grupos. Acertaram mais respostas e propuseram soluções mais pertinentes. “Não há dúvida de que o pensamento solitário é mais produtivo”, diz o psicólogo Asher Koriat, autor da pesquisa. Segundo ele, isso acontece por dois motivos. O primeiro é que, durante as reuniões, os indivíduos mais extrovertidos sempre acabam dominando o debate – e colocando os mais tímidos para escanteio. E os extrovertidos não são necessariamente mais competentes. Mas são mais persuasivos, e conseguem convencer o grupo das maiores bobagens. O outro motivo é que, quando uma pessoa pensa sozinha, consegue exercer mais senso crítico e não se distrai com a interação social.

Isso significa que devemos acabar com as reuniões, então? Não. Koriat propõe um meio termo. “O intercâmbio de ideias deveria envolver menos pessoas, e só acontecer depois que cada profissional tivesse feito a respectiva lição de casa”, afirma. “Quando o brainstorming acontece no começo de um projeto, a chance de uma bobagem dita com estilo se tornar regra, e atrapalhar todo o processo dali para a frente, é muito grande.”

Como na escolinha
A falta de objetividade nas reuniões de trabalho é cultural. Lembra dos seus trabalhos de escola? A professora passava uma tarefa em grupo e um dos alunos convidava os outros para se reunir na casa dele. Cada um chegava numa hora, a maioria dos colegas não estava a fim de nada, e sempre aparecia a mãe do dono (ou dona) da casa para conferir se todo mundo estava se comportando ou oferecer um lanche. Alguém sempre sugeria deixar para depois e aproveitar a tarde para jogar bola. Claro que todo mundo voltava para casa sem que o trabalho estivesse pronto. “Se você aborda um desconhecido na rua, é porque quer uma informação objetiva, como a direção de uma rua ou que horas são. Mas organizamos reuniões sem saber exatamente qual problema queremos solucionar. É como se o simples fato de todos sentarem ao redor de uma mesa fosse resolver tudo”, diz Adrian Furnham, psicólogo especializado em gestão empresarial e professor da University College London. “Parece que muitas vezes a sala onde a conversa vai acontecer e a comida que vai ser servida é mais importante do que o assunto que vai ser tratado.” Vai dizer que você nunca sugeriu que o trabalho da escola fosse feito na casa onde o lanche era mais gostoso? “Fazemos a mesma coisa na fase adulta, só que com terno e gravata e ganhando dinheiro para isso”, afirma o consultor empresarial Christian Barbosa, autor do livro Estou em Reunião e organizador da pesquisa com 2 mil executivos que citamos no início desta reportagem. Ou seja: nas reuniões, agimos como crianças.

E, sempre é bom lembrar, como bichos também. No fundo, a vida profissional não é assim tão diferente da dinâmica social enfrentada por lobos e macacos, com disputas e demonstrações de poder. “Da mesma forma que os lobos arrepiam os pelos e arreganham os dentes para mostrar força, os executivos convocam reuniões para reforçar sua posição de poder”, diz Linda Spears-Bunton. Preste atenção àquele chefe que vive marcando reuniões: no fundo, ele precisa dessas demonstrações públicas de controle sobre o grupo. Não é uma falha de caráter. É uma tendência natural. Mas pode ser contornada.

Scott Snair, autor de livros de negócios como Chega de Reunião, sugere que cada problema seja delegado a uma única pessoa, e ela responda a um só chefe. “Por mais antiquada que possa parecer, a hierarquia tem suas vantagens. A pessoa sabe claramente a quem se reporta, e o chefe se dedica a avaliar propostas concretas, sem a necessidade de ficar fazendo questionamentos só para manter seu status”, diz Snair. Algo parecido com isso acontece na Apple, por exemplo, onde cada questão é atribuída a um Directly Responsible Individual (Indivíduo Diretamente Responsável), que tem a palavra final sobre a discussão.

Até pela velocidade com que têm de desenvolver novos produtos, são justamente as empresas de tecnologia as mais empenhadas em acabar com as reuniões chatas. E a primeira estratégia é fazer reuniões mais curtas – e mais frequentes. Uma pesquisa feita em 6 mil companhias dessa área constatou que, em quase 80% delas, as reuniões são diárias e duram no máximo 15 minutos. “Assim conseguimos identificar os ‘enrolões’. O grupo se automonitora e ninguém fica parado”, diz Heber Mantovani, diretor da empresa de software e-comBR. Também virou moda usar objetos para evitar que as pessoas falem demais. Numa divisão da Microsoft, por exemplo, as reuniões contam com a participação de Ralph – uma galinha de borracha que a pessoa precisa segurar enquanto está falando. E algumas reuniões são propositalmente agendadas nas escadarias da empresa, onde não há aquecimento (calefação). A ideia é que, como estão com frio, as pessoas sejam objetivas. Dá resultado: as reuniões na escadaria costumam durar no máximo dez minutos.

No Facebook, o truque é marcar as reuniões logo antes da hora do almoço. “Isso motiva as pessoas a falar menos”, disse o engenheiro Mark Tonkelowitz ao Wall Street Journal. Na empresa de softwares Hashrocket, nos EUA, as reuniões usam uma bola de cinco quilos – quem fala deve segurar o objeto. Na brasileira Locaweb, que presta serviços de tecnologia, as reuniões diárias são feitas com a equipe em pé. Quem está falando segura uma bola de basquete, e a duração do encontro é cronometrada. “Com essas reuniões rápidas, conseguimos encurtar em 30% o tempo de desenvolvimento de um software”, diz Luis Carlos dos Anjos, gerente de marketing da empresa.

Vale tudo para manter o foco. Até apelar para pequenos truques. “Certa vez, em uma empresa, o presidente contratou um garçom para entrar na sala durante uma reunião importante”, conta Sérgio Coffoni, da consultoria de recursos humanos Hay Group. Quando o garçom ia servir o café, perguntava baixinho para cada participante o que ele achava do assunto que estava sendo debatido. Era uma maneira de fazer as pessoas pararem de viajar e prestarem atenção à reunião.

Mas e se tudo isso falhar, e você perceber que está preso em mais uma reunião torturante e interminável? “Dê um jeito de se ocupar, sem parecer que está distraído, ou participe ativamente”, diz o psicólogo alemão Ulrike Nett, autor de estudos sobre tédio em reuniões. Segundo ele, você pode se distrair e viajar à vontade quanto o assunto não for da sua alçada. Basta fazer cara de quem está prestando atenção – e ouvir por alto o que está sendo dito, para não ser pego de surpresa. A outra estratégia é se engajar: porque se você participa, a reunião passa mais rápido, e você pode apresentar informações e opiniões coerentes para resolver o debate e encerrar a reunião. Ou, no mínimo, se divertir com ela.