GABRILA65162183544miv_Superinteressante Created with Sketch.

Como organizar sua caixa de e-mails

Estima-se que 200 bilhões de e-mails sejam distribuídos diariamente pelo mundo — mais do que o suficiente para transformar qualquer caixa numa fonte constante de estresse. Aprenda a dar conta do fluxo de mensagens sem perder tempo nem paciência.

1. Sem barulho

 (Sattu/Superinteressante)

Pesquisas mostram que você leva 64 segundos para recuperar a concentração depois de ser interrompido por um e-mail. Então evite notificações sonoras ou visuais. No Gmail, é só clicar em Configurações e escolher a opção Desativar notificações de e-mail. No Outlook, clique em Opções/Preferências e entre em Opções de e-mail avançadas.

2. Faxina

 (Sattu/Superinteressante)

O próximo passo é cortar a entrada dos e-mails que você raramente lê. As redes sociais são os maiores distribuidores de e-mails. Para limá-los, mude as configurações pessoais de cada uma delas. Basta acessar o site (Facebook, Twitter, YouTube…), encontrar o botão Configurações e cancelar o recebimento de notificações via e-mail.

3. Cada macaco no seu galho

 (Sattu/Superinteressante)

Separe cada mensagem recebida em pastas diferentes. E-mails do chefe podem ir direto para a pasta “Urgente” ou “Trabalho”, sem parar na caixa de entrada. No Outlook é fácil de encontrar, é só clicar na opção Novo e em seguida Pasta (ou ctrl+shift+E). No Gmail, logo abaixo das pastas, clique na opção Mais, depois em Criar novo marcador. No Hotmail é mais fácil ainda, basta clicar em Nova pasta, na coluna esquerda do visor.

4. Sem papo furado

 (Sattu/Superinteressante)

Grupos de discussão são cheios de papo furado. Mas dá para ignorar as conversas inúteis sem sair do grupo. No Gmail é só abrir a mensagem, clicar na opção Mais e depois em Ignorar. As mensagens com esse assunto param de aparecer. Para encontrá-las digite “in:mute” na barra de busca. No Outlook, selecione o e-mail, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Ignorar conversa.

5. Curto e limpo

 (Sattu/Superinteressante)

Agora é só não deixar acumular de novo. Se uma mensagem tomar apenas cinco minutos do seu tempo para ser respondida, faça isso o quanto antes. Se exigir mais atenção, coloque-a numa lista de afazeres e organize-se para responder. Para não se esquecer, escolha botões de prioridades, como a estrela do Gmail ou a bandeira vermelha do Hotmail (no título da mensagem). Se for sair de férias, grave uma mensagem automática avisando sobre o período de folga.

Fontes: Fabio Oliveira, especialista em produtos Microsoft; Jeremy Long, do site reviveyourinbox.com