7 métodos para administrar melhor seu tempo

Benjamin Franklin, o político, diplomata e inventor americano do século 18, andava para cima e para baixo com uma caderneta. Admirado por sua capacidade de organização e execução, ele transitava com facilidade por assuntos e atividades que iam da ciência à independência dos Estados Unidos, da qual foi ator importante.

Parte do sucesso de Franklin vinha da sua teoria de “autoaprimoramento”, na qual defendia que uma pessoa deveria entender o que era valioso na sua vida e depois planejar seu tempo para que executasse atividades conectadas com esse propósito. Ele não foi o primeiro humano a criar sistemas de gerenciamento do tempo, mas sua fama ajudou a popularizar essa ideia numa sociedade que começava a se industrializar e se interessar pelo conceito de eficiência.

Curiosamente, a ciência sempre manteve certa distância do tema, que acabou abraçado por toda sorte de consultores e gurus do campo da administração de empresas. Nos últimos 30 anos, a competição no mercado de trabalho e a internet (que trouxe vários tipos de distração para nossos olhos) criaram um ambiente no qual os métodos de gerenciamento do tempo parecem cada vez mais fundamentais.

Você não precisa seguir nenhum deles à risca, mas eles são um ponto de partida para você desenvolver um mecanismo próprio. Siga as dicas e comece a mudar a sua vida.

1. Separe o urgente do importante

Priorizar tarefas foi o pilar do método de gerenciamento de tempo difundido por dois gurus: Hyrum Smith e Stephen Covey.

Em 1984, um especialista em gerenciamento de tempo lançou uma agenda turbinada com campos para priorizar e organizar tarefas diariamente. O caderninho se chamava Franklin Planner (homenagem a Benjamin Franklin), e foi criado pelo americano Hyrum Smith, que se baseou na seguinte ideia: tarefas urgentes tendem a tomar o lugar das importantes.

Nunca temos tempo para concluir projetos que realmente mudam as nossas vidas porque atividades banais, mas urgentes, pulam na frente. Há uma infinidade delas: comprar pão, pagar uma conta, buscar uma encomenda. O segredo, de acordo com Smith, era listar essas duas categorias de tarefas (urgentes e importantes) e distribuí-las ao longo do dia de forma a encaixar ambas – e seu caderninho facilitava o processo. Além de vender o planejador de papel, Smith tinha uma empresa para dar consultoria e aulas de gerenciamento de tempo.

Na mesma época, outro consultor despontava no ramo: Stephen Covey. Em 1989, o americano lançou um livro, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, que se tornaria uma das obras de negócios mais vendidas de todos os tempos. O terceiro hábito do livro, “bote as primeiras coisas primeiro”, tem muita semelhança com o método explorado por Hyrum Smith no Franklin Planner. Para Covey, mestre em administração de empresas pela Universidade Harvard, primeiro devemos cuidar das coisas importantes e urgentes, como finalizar um trabalho cujo prazo é hoje.

Em seguida, é hora de se dedicar às tarefas importantes, mas não urgentes, como ler textos do mestrado. Depois, você fica livre para lidar com o resto: ir ao supermercado ou escrever para um amigo (dando prioridade às tarefas urgentes, é claro). A sinergia ente os gurus foi tanta que, em 1997, a empresa de Smith comprou a de Covey. Da fusão, nasceu a Franklin Covey, uma das maiores consultorias de recursos humanos do mundo. Enquanto a companhia prosperava, Stephen seguiu atuando como autor e palestrante de sucesso e lançou livros que ampliavam seu método. Quando Covey morreu, em 2012, Os Sete Hábitos… havia vendido 25 milhões de cópias.

Apesar da popularidade do sistema, o guru não embasou seu método de autoajuda em pesquisa científica. Na carona do seu sucesso, milhares de autores tentaram repetir a explosão de vendas com métodos semelhantes, abarrotando as prateleiras do gênero de dicas de carreira. Seja como for, o livro de Covey e o Franklin Planner se tornaram dois clássicos da gestão do tempo.

2. Limpe sua mente

O método Getting Things Done ensina a realizar seus projetos pessoais.

Para o americano David Allen, o maior vilão da produtividade é um cérebro atulhado de informações. Lembrar e organizar mentalmente projetos, tarefas, reuniões e ideias demanda tempo e energia. Nossa cabeça, prega o instrutor de 72 anos, precisa estar livre para executar com eficiência os desafios de cada dia. O segredo do sucesso, portanto, é liberar espaço na caixola, transferir todo e qualquer registro para uma outra plataforma – um aplicativo, um bloco de notas ou até mesmo um guardanapo.

Esse é o primeiro dos cinco passos do método GTD, sigla de Gettng Things Done, um sistema de gestão de tarefas para tornar o cotidiano menos caótico. Lançado em 2001, o livro homônimo foi vertido ao português como A Arte de Fazer Acontecer.

O método prevê cinco passos, que devem virar hábitos. O primeiro, capturar, é anotar tudo (ideias, tarefas futuras, lembretes). Pode ser em qualquer lugar (até em um canhoto de compras) no primeiro momento, mas depois transfira as anotações para um mesmo lugar (digital ou em papel).

A segunda etapa, esclarecer, é a breve análise do que foi listado e está ligada ao estágio seguinte, organizar, quando as tarefas são separadas em pastas específicas, como trabalho, leituras e afazeres domésticos. É o momento de hierarquizar os deveres, medir os esforços e decidir entre fazer, delegar, adiar ou jogar fora. Se a ação levar menos de dois minutos para ser feita, faça imediatamente.

O quarto passo, refletir, é a revisão periódica do programa, com objetivo de encaixar novas pendências, rever prioridades e evitar bagunça. O último passo é fazer, no qual deve ser gasta a maior parte do tempo, pois o objetivo final de organizar metodicamente as tarefas da vida é, no fim das contas, facilitar a execução e riscar o compromisso da lista.

Com o método, Allen virou referência em produtividade. Em suas palestras, ele conta ter exercido 35 profissões diferentes antes de completar 35 anos, incluindo os ofícios de mágico, garçom e gerente de vendas. A guinada para a área da autoajuda foi dada nos anos 1980, quando foi contratado para projetar um programa capaz de aumentar o rendimento de executivos de uma empresa do setor aeroespacial. Dessa experiência surgiram as bases do GTD, lançado duas décadas depois. Hoje, o método se tornou uma espécie de franquia, e instrutores do mundo inteiro ensinam as sacadas de Allen.

O êxito do programa, é claro, depende do empenho de quem abraça a causa. Tudo tende a ficar mais fácil conforme os cinco passos são automatizados.

3. Use a estatística

Software traz novos insights sobre como organizar as tarefas do dia.

Aos 15 anos, Christian Barbosa fundou a sua primeira empresa de tecnologia. O empreendimento deu certo, mas, aos 19 anos, o prodígio trabalhava 14 horas por dia, descobriu que ia ser pai e desenvolveu uma úlcera que se tornou um pequeno tumor. O estresse era enorme e ele decidiu mudar. Queria usar melhor o tempo para equilibrar a vida pessoal com o trabalho e ter uma rotina mais tranquila. Como bom nerd, mergulhou nas técnicas de administração do tempo, fez cursos e acabou se tornando instrutor de consultorias de gestão de produtividade, como a Franklin Covey.

Barbosa virou palestrante e, em 2004, lançou um livro em que detalha a sua técnica para administração da rotina, A Tríade do Tempo. O livro se tornou um best-seller, e Barbosa transformou o assunto em um negócio. Na sua própria consultoria, dá cursos e desenvolve softwares para melhorar a eficiência de funcionários de grandes empresas. Hoje, o seu método é baseado nos resultados apurados pelo programa. Essa foi a grande contribuição de Barbosa. Assim como Stephen Covey, o brasileiro ensina a classificar tarefas em urgentes, importantes e “circunstanciais” (ou seja, tudo que não seja importante ou urgente). Até aí, nada de novo.

A novidade é que Barbosa criou um software que ajuda a organizar o tempo – e gera dados mostrando o que realmente funciona. “Vamos ter uma revolução de produtividade nos próximos anos”, diz sobre o uso de dados e de inteligência artificial na melhoria dos sistemas de gerenciamento de tempo. O programa oferece planos para uso pessoal (a partir de R$ 9,90 mensais) ou corporativo.

O método de Barbosa foi desenvolvido em cima do que funciona para 75% da base de usuários do seu software. Um exemplo: o planejamento diário dá certo para apenas 12% das pessoas. Melhor pensar em organização semanal, que tem uma taxa de sucesso de 65%. O programa revelou dados surpreendentes sobre o comportamento humano. Até agora, as teorias de administração do tempo diziam que o dia deveria começar com as tarefas mais importantes, seguidas das urgentes.

Mas o programa mostrou que a rotina se torna mais produtiva quando matamos as tarefas rápidas e fáceis no início do expediente, mesmo as urgentes ou circunstanciais. Tirando essas do caminho, nos dedicamos àquelas que vão transformar as nossas vidas.

4. Procrastine de propósito

Rory Vaden ensina a economizar tempo com tarefas que podem ser delegadas, automatizadas ou eliminadas.

O consultor e palestrante Rory Vaden tem chamado a atenção por defender uma técnica que, à primeira vista, parece um contrassenso: para termos mais tempo livre, nós precisamos procrastinar. Para ele, pensar no uso do tempo apenas em termos de eficiência e prioridades, como costumamos fazer, já não basta. “Existe uma grande limitação no ato de priorizar: isso não cria mais tempo”, disse Vaden em uma palestra. Se você tem uma lista com dez itens e decide que o número 7 é mais importante que o item 3, a única coisa que muda é a ordem em que cada atividade é feita, e não o tempo total dedicado a ambas.

No livro Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time (“Procrastine de propósito: 5 permissões para multiplicar seu tempo”, sem edição brasileira), o consultor argumenta que é preciso ir além da escolha entre urgência e importância na hora de definir prioridades. Também devemos levar em conta o efeito no longo prazo. Em vez de nos perguntarmos qual é a coisa mais importante a ser feita hoje, a verdadeira questão é: o que podemos fazer hoje para tornar o dia de amanhã melhor – e mais eficiente.

O tempo é multiplicado por decisões que, ao longo dos dias, acabam liberando espaço na agenda. Para visualizar esse princípio, Vaden usa o exemplo das contas domésticas, como de água e luz. Pagar boletos manualmente leva apenas meia hora a cada mês. Mas você poderia colocá-los no débito se investir duas horas. Se você priorizar a automação do processo, no mês que vem não será necessário gastar aquela meia hora para pagar as contas – nem no seguinte, ou no outro. Em quatro meses, o débito automático já vai ter recuperado as horas perdidas lá atrás, e, a partir daí, cada novo mês contará como crédito na sua poupança de tempo.

O exemplo dos boletos se aplica a outros aspectos da vida. O que Vaden propõe é que, antes de decidir o que devemos fazer, nossas tarefas passem por uma espécie de funil imaginário no qual as prioridades se definem. Na primeira etapa, avaliamos se a tarefa é realmente necessária ou se pode ser eliminada. Caso precise ser feita, verifique se há como automatizá-la. Se não for possível, o próximo passo é tentar delegá-la a outra pessoa. Finalmente, se é algo que só você pode fazer, cabe a pergunta: isso deve ser feito imediatamente ou pode ficar para depois? Se não há como adiar, bom, aí chegou mesmo a hora de tomar uma atitude a respeito.

A novidade da proposta de Vaden surge quando você conclui que alguma coisa não é tão urgente assim: eis a procrastinação de propósito. Se não é feita agora, aquela tarefa passa para o fim da lista, e terá de enfrentar o funil inteiro na próxima vez. Após vários adiamentos, talvez você crie coragem para eliminar aquela tarefa de uma vez por todas.

5. Desligue

O Bullet Journal virou febre e ajuda quem precisa fugir do smartphone para se concentrar.

Ryder Carroll desenhava produtos digitais, mas, ironicamente, estava cansado de aplicativos para celular e outras traquitanas que supostamente ajudam a organizar a vida. Ele queria um método analógico que permitisse dar atenção e carinho às suas tarefas e metas pessoais. Ao longo dos anos, foi desenvolvendo um método próprio e, em 2015, satisfeito com o resultado, publicou um vídeo no YouTube explicando como funciona o seu experimento, o Bullet Journal. A internet adorou, e hoje o método é febre online – e offline.

Para aderir basta um caderno qualquer que, customizado pelo usuário a partir dos passos de Carroll, se transforma em uma agenda flexível, que pode (e deve) ser reprogramada a qualquer tempo, de acordo com as contingências e a disposição de cada um. Nessa agenda não cabem apenas compromissos formais, mas metas, desejos, ideias. Nas palavras do inventor, “as coisas que fizemos, as que precisamos fazer e as que nos inspiram”.

A melhor maneira de começar é assistindo ao vídeo de quatro minutos que explica as bases do método, disponível em bulletjournal.com, com legendas em português. O primeiro passo é criar um índice e distribuir as tarefas do dia, do mês e do semestre. Elas serão sinalizadas por bullets, marcadores que o usuário escolhe (uma bolinha, um ponto, um travessão) para diferenciar cada item da agenda: afazeres, eventos e notas. Você enxergará um panorama do dia, mês ou período em que o usuário estiver concentrado, permitindo analisar a aplicação do tempo (se há muitos compromissos num dia específico, talvez seja necessário repensar os afazeres).

Os sinais gráficos também são chave no momento de revisar o cumprimento de metas. Desenhar setas para a direita em um item não concluído, por exemplo, indica reagendamento no futuro. “Pode parecer um grande esforço ter que reescrever itens repetidamente, mas isso é intencional. Esse processo faz você parar e reconsiderar cada item. Se uma ‘entrada’ não vale a pena ser reescrita, provavelmente não é tão importante. Livre-se dela”, sugere Carroll. Além disso, é possível incluir espaços para um respiro nas atividades: listas de filmes e músicas, por exemplo.

O método guarda semelhança com o Franklin Planner, com a diferença que é um sistema artesanal. Com caneta em punho, o usuário dedica tempo para planejar e atingir concretamente as metas, inclusive personalizando a agenda, com desenhos, ilustrações, recortes – o que pode acabar tendo o efeito inverso, sendo um convite à procrastinação. O vídeo de Carroll é apenas um ponto de partida. O charme do sistema está na possibilidade de customização, e há milhares de blogs e vídeos no YouTube mostrando infinitas variações do método.

Se as instruções originais do criador não serviram para você, inspire-se na comunidade de usuários e adapte ao seu gosto. A indústria editorial aproveitou o boom e desenvolveu modelos de Bullet Journal já prontos, o que facilita a vida de quem não tem tempo para tanto trabalho braçal. O próprio site oficial também oferece uma caderneta padrão. Basta preencher.

6. Terceirize

Tim Ferriss vendeu milhões de livros com sua proposta radical – que beira a ficção.

Quando lançou Trabalhe 4 Horas por Semana, Timothy Ferriss (Tim, para os íntimos) ganhava mais de US$ 40 mil por mês com a sua empresa – um comércio de suplementos que promete aumentar o desempenho do cérebro. O livro acabou traduzido para 35 idiomas e se tornou um best-seller mundial.

Em 2010, três anos após a publicação e já multimilionário, ele passou a se dedicar em tempo integral a dar palestras e escrever novos livros com o mesmo estilo – depois, vieram 4 Horas para o Corpo e The 4-Hour Chef, ainda não lançado no Brasil. Mas, afinal, qual era o segredo para ganhar tanto dinheiro trabalhando tão pouco?

O passo número um, que decepcionou boa parte dos leitores, é ter uma renda em moeda forte. Se você ganha em dólares (ou euros, ou libras…), e pode trabalhar a distância, é possível ter um salário “comum” e levar uma vida nababesca em outro país com custo de vida menor. Isso não funciona para um brasileiro, pois o real é uma moeda relativamente fraca: se você ganha R$ 4 mil por mês, mais que o triplo da média nacional, ao desembarcar na Europa seu salário sequer valeria mil euros, ficando abaixo do mínimo em países como a Alemanha e a França.

Agora pense como um americano: quem recebe US$ 2,6 mil mensais, média salarial dos EUA que garante apenas uma vida de classe média baixa por lá, poderia se mudar para o Brasil e ver a quantia transformada em R$ 9 mil. Nos 11 anos desde o lançamento do livro, um dos destinos preferidos dos leitores de Tim foi a Tailândia, onde é possível alugar uma casa boa por US$ 600. Só isso, é claro, não garante a redução da jornada de trabalho.

Os passos seguintes poderiam ser resumidos assim: após encontrar sua fonte de dólares, automatize o que for possível no trabalho e, aquilo que não der, terceirize, contratando assistentes baratos no exterior para tarefas maçantes como enviar e-mails, por exemplo. Novamente, algo que só funciona se você fala uma língua quase universal como o inglês.

Muitas dessas ideias não são originais: Tim escreveu seu livro ouvindo CEOs e bebeu na fonte de um vasto gênero literário de empreendedorismo que há décadas faz promessas parecidas com a dele – bombar a produtividade enquanto aumenta as horas livres. Nos anos 1970, a consultora Riva Poor escreveu o livro 4 Dias, 40 Horas, prometendo condensar os dias úteis em troca de finais de semana de três dias. Nos anos 1980, livros como O Gerente Minuto, de Ken Blanchard e Spencer Johnson, também davam receitas para alterar a rotina e trabalhar menos.

O que nenhum deles conta, mas deixa nas entrelinhas, é que todos eles trabalham muito. O próprio Tim, na verdade, sempre trabalhou mais do que quatro horas por semana. Para ele, porém, é uma questão de perspectiva: “trabalho” seria só aquilo que não gostamos de fazer, como responder e-mails ou participar de reuniões. O longo tempo que ele passa escrevendo seus livros ou viajando para palestrar, por exemplo, não entra nessa conta. Em última análise, a receita para reduzir o tempo de “trabalho” é encontrar um do qual você goste.

7. Picote os objetivos

O método Agile sugere a divisão de grandes projetos em pequenas tarefas.

Escrito no início dos anos 2000 como uma fórmula para melhorar o desempenho de equipes de programadores de software nos EUA, o Manifesto Agile foi adaptado e hoje seduz muita gente que busca ampliar a produtividade individual. No original, são quatro regras que fornecem um guia para planejar projetos de tecnologia e garantir resultados mais efetivos. A lógica é desburocratizar o processo e aproximar as pessoas, fomentando o diálogo.

Desde então, os princípios do manifesto foram incorporados no dia a dia de empresas, mesmo aquelas que não têm nada a ver com tecnologia. Os conceitos foram transformados em métodos sistematizados – caso do Scrum, que tem até uma aliança internacional que oferece certificação.

É possível adaptar as ideias do Agile para aumentar a produtividade individual – há um vídeo popular do TED talks no qual o escritor e roteirista Bruce Feiler demonstra como checklists diários e reuniões matutinas com a família melhoraram o convívio com seus filhos. Para quem quer organizar melhor seu tempo por meio do Agile, a primeira dica é reduzir o intervalo previsto para o planejamento.

O ponto de partida do manifesto foi defender que a entrega do produto – o software – poderia ser feita aos pedaços ao longo do processo (sprints, na linguagem nerd), mesmo que cada etapa ainda registasse imperfeições. Assim, haveria uma percepção de avanço concreto em menos tempo. Ou seja, se você quer escrever um livro ou aprender um novo idioma, separe o objetivo final em pequenas metas mensuráveis: um capítulo, uma lição etc. Outra forma é a defendida por Mike Cohn, popular blogueiro do universo Agile: “Costumo trabalhar em sprints de uma semana”. Assim, todo domingo, ele avalia o desempenho e planeja a semana seguinte.

O importante aqui é incorporar o princípio de que mudanças de rumo fazem parte de todo projeto, e que elas precisam ter resposta rápida. Se você pegou uma gripe durante o período de estudos para um exame, reprograme o cronograma em vez de se desesperar. Aceite que precisará de um período de cama e seja criativo na hora de redistribuir as tarefas ente os sprints.

Mas há outras dicas, como a de não esperar ter todas as respostas antes de se lançar em um novo projeto: coloque o bloco na rua e vá adaptando. Avaliar o próprio desempenho é fundamental – recomenda-se inclusive separar alguns minutos diariamente para compreender quais obstáculos estão impedindo os avanços do projeto.