Como organizar sua caixa de e-mails

1. Sem barulho

Pesquisas mostram que você leva 64 segundos para recuperar a concentração depois de ser interrompido por um e-mail. Então evite notificações sonoras ou visuais. No Gmail, é só clicar em Configurações e escolher a opção Desativar notificações de e-mail. No Outlook, clique em Opções/Preferências e entre em Opções de e-mail avançadas.

2. Faxina

O próximo passo é cortar a entrada dos e-mails que você raramente lê. As redes sociais são os maiores distribuidores de e-mails. Para limá-los, mude as configurações pessoais de cada uma delas. Basta acessar o site (Facebook, Twitter, YouTube…), encontrar o botão Configurações e cancelar o recebimento de notificações via e-mail.

3. Cada macaco no seu galho

Separe cada mensagem recebida em pastas diferentes. E-mails do chefe podem ir direto para a pasta “Urgente” ou “Trabalho”, sem parar na caixa de entrada. No Outlook é fácil de encontrar, é só clicar na opção Novo e em seguida Pasta (ou ctrl+shift+E). No Gmail, logo abaixo das pastas, clique na opção Mais, depois em Criar novo marcador. No Hotmail é mais fácil ainda, basta clicar em Nova pasta, na coluna esquerda do visor.

4. Sem papo furado

Grupos de discussão são cheios de papo furado. Mas dá para ignorar as conversas inúteis sem sair do grupo. No Gmail é só abrir a mensagem, clicar na opção Mais e depois em Ignorar. As mensagens com esse assunto param de aparecer. Para encontrá-las digite “in:mute” na barra de busca. No Outlook, selecione o e-mail, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Ignorar conversa.

5. Curto e limpo

Agora é só não deixar acumular de novo. Se uma mensagem tomar apenas cinco minutos do seu tempo para ser respondida, faça isso o quanto antes. Se exigir mais atenção, coloque-a numa lista de afazeres e organize-se para responder. Para não se esquecer, escolha botões de prioridades, como a estrela do Gmail ou a bandeira vermelha do Hotmail (no título da mensagem). Se for sair de férias, grave uma mensagem automática avisando sobre o período de folga.

Fontes: Fabio Oliveira, especialista em produtos Microsoft; Jeremy Long, do site reviveyourinbox.com